Критерии выбора бухгалтерской программы

В процессе выбора бухгалтерской программы для ведения учета в компании пользователи опираются на важные для себя критерии, которые позволяют принять правильное решение. В данной статье выделены основные критерии пользователя для оценки бухгалтерского программного обеспечения.

Говоря о выборе бухгалтерской системы, в большинстве случаев его делают сами бухгалтеры. На что они могут опираться при принятии решения? В первую очередь на свой опыт, опыт своих коллег и знакомых.

Такой подход часто ограничивает круг рассматриваемых продуктов. Определим критерии выбора типового бухгалтерского программного обеспечения.
Основным критерием для многих является базовый функционал системы. Это один из самых обширных для анализа критериев. В настоящее время предлагаемый функционал наиболее используемых систем схож. Большинство программ имеют транзакционный тип ввода данных (информация в виде первичных документов вводится в систему, при проведении которых автоматически формируются предопределенные проводки) и позволяют вести классический бухгалтерский учет в соответствии с ПБУ (положением по бухгалтерскому учету). Далее следует вести разговор о полноте функционала, например, возможности автоматического ведения налогового учета, возможности построения распределенной информационной базы (работа удаленных офисов с последующей синхронизацией введенных данных) и т.д.

Ниже приведен перечень стандартных функций для большинства систем:

• Ведение учета по традиционной или упрощенной системе налогообложения
• Ведение учета по ЕНВД
• Оформление первичных документов
• Учет МПЗ
• Учет комиссионной торговли
• Учет операций с тарой
• Учет банковских и кассовых операций
• Учет расчетов с контрагентами
• Учет ОС и НМА
• Учет основного и вспомогательного производства
• Учет полуфабрикатов
• Учет косвенных расходов
• Учет НДС
• Учет заработной платы, кадровый и персонифицированный учет
• Налоговый учет (по налогу на прибыль)
• Автоматические завершающие операции по закрытию месяца
• Построение стандартных бухгалтерских отчетов
• Автоматическое формирование регламентированной отчетности.

Наличие указанных функций можно считать необходимыми для современной системы.

Говоря о возможностях типовых конфигураций существующих бухгалтерских программ, стоит отметить направленность функционала на обслуживание стандартных бухгалтерских бизнес-процессов. Если в компании требуется вести, например, бухгалтерский учет строительной организации, необходимы формы КС-2, КС-3, пообъектный учет затрат и т.д., то, как правило, необходимо использовать специализированные отраслевые решения, которые позволят без глубокой переработки поставляемой системы вести бухгалтерский учет. К сожалению далеко не все предлагаемые на рынке бухгалтерские программные продукты могут предложить соответствующий функционал. Поэтому, при выборе оптимального типового программного продукта для ведения бухгалтерского учета в компании, следует выделить специфические разделы учета, которые могут потребовать дополнительного согласования и доработки при внедрении системы. Такие как: сложный учет и распределение затрат, экспортные операции, сложный учет НДС, отраслевая специфика…

Говоря о выборе и установке программы для ведения бухгалтерского учета, стоит говорить не сколько о самой программе, а о комплексном обслуживании. В первую очередь об оперативности отражения изменений законодательства. Постоянное изменение нормативных актов, форм отчетности, правил расчета заработной платы персонала компании требуют от системы своевременного обновления. Это один из самых важных критериев оценки программы с точки комфорта работы пользователя в системе. В настоящее время ведущие вендоры предоставляют получение оперативных обновлений по средствам сети интернет. Имея зарегистрированную копию программы, собственный уникальный пароль доступа, пользователь имеет возможность оперативно скачивать обновления системы самостоятельно. Такой сервис дает возможность опытным пользователям самостоятельно устанавливать обновления без дополнительных контактов или затрат на вызов специалиста. При этом стоит иметь ввиду, что доработанные конфигурации с измененной бизнес логикой типовой конфигурации самостоятельно обновить крайне сложно. В этом случае потребуются услуги соответствующих специалистов.

Следующим важным фактором является юзабилити системы. Проще говоря, система должна быть интуитивно понятна пользователю, владеющему предметной областью. В настоящее время ведущие разработчики бухгалтерского программного обеспечения уделяют особое внимание интуитивно понятному интерфейсу системы, возможностям быстрого запуска, самостоятельного освоения системы. Наличие пакета методической литературы способствует успешному запуску системы. Причем стоит разделять методическую литературу и описание программы, которое поставляется с пакетом программ. Специализированные методические материалы позволяют самостоятельно изучить нюансы работы с новой программой, а также найти ответы на вопросы, возникающие при работе с программой, особенно на этапе запуска.

Говоря о любой системе, одним из самых важных аспектов является сервис и техподдержка программного комплекса. Причем стоит разделять сервис, необходимый при старте системы и работы по поддержке, необходимые пользователям в процессе эксплуатации программы.

Обычно, при запуске нового программного комплекса, необходим первичный перенос данных из предыдущих систем учета. Большинство современных программ позволяют специалистам перенести большую часть остатков, если они имеются в электронном виде. При этом стоит отметить, что далеко не всегда имеет смысл прибегать к сложному процессу автоматического переноса, т.к. в большинстве случаев достаточно потратить относительно немного времени на ручной ввод бухгалтерских остатков. Это не относится к остаткам, насчитывающим тысячи записей аналитического учета.

Нельзя пропустить наличие и качество предлагаемого обучения работе пользователей с системой. Причем большинство поставщиков бухгалтерского программного обеспечения обладают собственными учебными центрами, а некоторые из них предлагают бесплатное прохождение курса при установке программного продукта. В большинстве случаев такое ознакомление с системой происходит в специализированных учебных классах партнера. В связи с увеличивающейся сложностью бухгалтерских программ желательно прохождение полноценного курса обучения в учебном центре, что существенно снизит время на дальнейшее освоение системы. В очень редких случаях достаточно 2-3 часа общения со специалистом для освоения программы. При запуске больших проектов по ведению бухгалтерского учета может быть целесообразно проведение обучения на территории заказчика, что снизит временные издержки персонала. В последнее время многие руководители компаний и главные бухгалтеры уделяют особое внимание необходимости обучения персонала при запуске и эксплуатации бухгалтерских систем.

Продолжая разговор о поддержке системы, важно оценить уровень и количество специалистов у поставщика программного продукта для поддержки своих пользователей. В последнее время не редка ситуация, когда компания установила программный продукт, а количество специалистов не позволяет осуществлять оперативную поддержку клиентов или телефонная линия консультаций не готова обслужить всех заинтересованных пользователей. Компетенция и профессионализм сотрудников партнера по поставке и обслуживанию системы для многих пользователей является важным критерием приверженности конкретному программному продукту и компании поставщика. При отсутствии опыта, оценить поставщика программного продукта можно по данным о наличии и количестве соответствующих сертификатов у сотрудников компании и статусов самой организации. В большинстве случаев, высококлассные специалисты, способные решать нетривиальные задачи и довести серьезный проект до завершения, сконцентрированы в крупных компаниях давно работающих в сфере поставки и внедрения бухгалтерских информационных систем. Информация о возможности компаний, их сотрудниках доступна в сети Интернет и печатается в открытых источниках.

Для большинства компаний важным критерием может служить возможность построения стандартными средствами системы распределенной информационной базы. Такая возможность позволит обеспечить одновременную работу в нескольких локальных сетях (удаленные офисы, домашний компьютер бухгалтера) с одной базой в off-line режиме с последующей синхронизацией данных.

Основные возможности механизма распределенных информационных баз:

• интерактивное создание распределенной системы и выполнение обмена данными без дополнительного программирования;
• обеспечение идентичности конфигураций информационных баз, входящих в состав распределенной системы;
• подключение новых и отключение существующих узлов;
• реализация различных способов разрешения коллизий при одновременном изменении данных в разных узлах распределенной системы;
• в рамках одной распределенной информационной базы может быть создано несколько схем обмена;
• задание условий на передачу и прием изменений на уровне отдельных элементов данных;
• автоматический обмен пакетами данных.

Это достаточно сложная и востребованная технология, которая должна обеспечивать грамотное разрешение возникающих коллизий при синхронизации данных. Далеко не все системы предлагают подобную технологию.

рейтинг записи:

Листать страницы: 1 2

Если Вам понравилась статья, то вы можете поделиться ей с другими, нажав одну из кнопок ниже: