Критерии выбора бухгалтерской программы

Отдельно стоит сказать о таком критерии, как открытость системы. Он наиболее важен для внедрения бухгалтерской программы на крупных предприятиях. В этом случае часто требуется доработка системы под бизнес-процессы конкретной организации. Причем эта доработка может быть выполнена как специалистами компании партнера по внедрению, так и собственными специалистами компании по автоматизации. Причем многие партнеры позволяют подготовить специалистов организации для обеспечения квалифицированной поддержки системы собственными силами организации. Этот критерий часто выходит на первый план при автоматизации бухгалтерского учета больших компаний и холдингов, где без обеспечения дополнительного функционала система окажется не работоспособной. Большинство программ при поставке самой конфигурации по ведению бухгалтерского учета предлагают средства разработки для модификации системы. Отмечу, что большинство систем, при своей открытости, обладают достаточно сложной средой разработки, требующей дополнительных знаний и опыта.

Говоря об открытости системы необходимо учитывать гибкость типового программного продукта. Речь идет о возможностях системы обеспечить пользователя необходимыми инструментами учета с помощью существующих настроек и параметров (без доработки). Этот критерии наиболее важен при желании пользоваться использовать именно типовую конфигурацию не внося никаких изменений. Такой подход наиболее оправдан в небольших компаниях, т.к. существенно упрощает процесс обновления системы. Не секрет, что доработка конфигурации, а тем более существенная ее переработка влечет за собой немалые затраты на внесение необходимых обновлений, иногда доходящие до 30% от разработки.

Отдельно стоит сказать о возможностях экспорта-импорта данных бухгалтерской системы с другими программными комплексами. Во многих современных системах такие операции как расчет заработной платы и управление персоналом, учет торговых операций ведется в отдельных информационных базах. Разделение информационных баз целесообразно по разным причинам. В первую очередь специализированная конфигурация способна в большей мере обеспечить потребности того или иного подразделения. Кроме того, технологии бухгалтерского и оперативного учета существенно отличаются, т.к. бухгалтерия «живет» отчетным периодом, а не текущими движениями, что характерно для оперативных баз данных.

Подсистема расчета заработной платы во многих компаниях реализована в отдельной системе. При кажущейся простоте такой организации возникает сложный вопрос обмена данными с последующей синхронизацией. Далеко не все системы готовы обеспечить корректный обмен произведенными операциями. Это необходимо учитывать при выборе системы, т.к. важнейшей задачей автоматизации является однократный ввод данных в систему. На практике же мы часто встречаем повторный ввод данных в различные информационные системы. В данном случае следует порекомендовать компании выбирать программные продукты одного производителя, что позволит минимизировать затраты на обеспечение обмена данными между различными системами.

Необходимо отдельно сказать о комплексных системах. У пользователя часто возникает вопрос: а нужна ли мне комплексная система, если я буду пользоваться отдельными модулями? Вопрос абсолютно логичен и однозначного ответа на него не существует. Единое информационное пространство крайне удобно отсутствием необходимости различных обменов, гораздо более насыщенным функционалом, удобством администрирования и т.д.

Одним из важных моментов является сам функционал системы. Комплексные системы гораздо более приспособлены к развитию бизнеса и внедрением новых подсистем учета. Комплексные системы сейчас переживают очередной всплеск интереса в компаниях с массой разрозненных информационных баз и желанием компаний выстроить стройные информационные процессы. Стоит отметить, что внедрение единой системы требует качественной поддержки партнеров по внедрению и более высокой квалификации персонала. В качестве рекомендаций по выбору системы можно в целом сказать следующее: если подразделение бухгалтерии обрабатывает большую часть входящих первичных документах, вероятнее всего стоит остановить выбор на отдельных специализированных конфигурациях для ведения бухгалтерского учета и расчета заработной платы. Если речь идет об автоматизации компании в целом, вовлекая различные подразделения,  стоит присмотреться к внедрению комплексной информационной системы.

В последнее время пользователи подробно интересуются защищенностью введенной в систему информации. Здесь стоит сказать о защите информации от внутренних потребителей и защите от внешних факторов. Говоря о защите информации от внешних посягательств, отмечу, что в настоящее время существует большое количество программных и аппаратных средств по ее обеспечению. Причем большинство из этих средств успешно работают с большинством бухгалтерских программ. Отдельно остановлюсь на внутренней защищенности информации. Ни для кого не секрет, что необходимо обеспечить авторизацию доступа в систему, что позволит полноценно просматривать при необходимости журнал регистрации работы пользователей. Современные бухгалтерские программы позволяют разграничивать права доступа не только на уровне объектов (справочник, документ, отчет и т.д.), но и на уровне записей. Например, пользователь может оперировать документами (накладными, счетами и т.д.) по одному юридическому лицу и не иметь доступа к аналогичным документам и отчетам другого юридического лица.

Причем большинство ролей в системе можно создать без привлечения специалистов. На следующем уровне можно обеспечить ограничения для различных полей таблицы, что позволяет определять ограничения не только на уровне записей базы данных, но и на уровне отдельных ее полей.

Для больших компаний важным аспектом является масштабируемость системы (способность системы адаптироваться к расширению предъявляемых требований и возрастанию объемов решаемых задач). Последние бухгалтерские продукты могут использоваться как в файловом (количество пользователей до 10-ти), так и в клиент-серверном варианте работы (большое количество пользователей) и обеспечивают устойчивую работу с большими объемами данных.

Следующий важный, а часто и определяющий критерий – это стоимость приобретения и владения программным продуктом. Можно выделить несколько ценовых диапазонов программных продуктов.

Большинство бухгалтерских программ последних поколений разделены на следующие категории с точки зрения лицензирования:

• основные поставки, которые включают  типовую конфигурацию с базовым функционалом и возможностью использования на одном рабочем месте;
• лицензии на дополнительные рабочие места;
• лицензия на сервер приложения для обеспечения клиент-серверной работы программы;
• специализированные продукты, расширяющие область применения систем, такие как веб-расширение, продукты для карманных компьютеров и другие.

Многие компании – поставщики программных продуктов предлагают условия по зачету стоимости более ранних версий программных продуктов, при переходе на новые версии продуктов.

Отдельно стоит обратить внимание на стоимость обязательного обслуживания программных продуктов некоторых поставщиков, дающих право получать соответствующие изменениям законодательства обновления систем.

Итак, при выборе программного продукта для ведения бухгалтерского учета в компании целесообразно провести анализ интересующих продуктов в соответствии со следующими объективными критериями:

• базовый функционал системы
• оперативность отражения изменений законодательства
• удобство работы в системе (юзабилити)
• наличие методической литературы
• сервис и техподдержка партнера

• уровень и количество специалистов
• обучение пользователей

• возможность первичного переноса данных
• возможность работы в распределенном режиме (при необходимости)
• открытость системы
• гибкость системы
• возможности экспорта-импорта данных
• комплексность системы
• защищенность системы

• внешняя
• внутренняя

• масштабируемост
• стоимость и порядок лицензирования

В заключении стоит сказать, что многие пользователи делают выбор бухгалтерской системы, основываясь на собственном опыте и опыте своих коллег, часто принимая во внимание субъективное мнение. Как это не странно может выглядеть, многие пользователи продолжают использовать в своей работе ручной учет и электронные таблицы, не пользуясь современными специализированными программами. В настоящее время многие системы предлагают схожий функционал системы и сервис. При принятии решения о выборе наиболее оптимального бухгалтерского программного продукта, целесообразно основывать выбор в соответствии с описанными критериями.

рейтинг записи:

Листать страницы: 1 2

Если Вам понравилась статья, то вы можете поделиться ей с другими, нажав одну из кнопок ниже: