Сбытовая деятельность ЦВ ПРОТЕК обеспечена системой сбора, анализа, моделирования и согласования бюджета на базе IBM Cognos 8 Planning

5 июня 2008 года

Компания IBS сообщает, что завершила проект по созданию автоматизированной системы планирования сбытовой деятельности на базе IBM Cognos 8 Planning в Центре Внедрения ПРОТЕК, крупнейшем российском дистрибуторе фармпрепаратов и товаров для здоровья и красоты.

До внедрения системы IBM Cognos 8 Planning компания ПРОТЕК формировала планы в таблицах MS Excel. Это не позволяло организовать оперативный сбор, анализ и согласование плановых данных, особенно если речь шла о работе с несколькими бюджетными версиями.

В целях повышения эффективности корпоративного управления и оптимизации бизнес-процессов, в ЦВ «ПРОТЕК» приняли решение о внедрении программного продукта IBM Cognos 8 Planning.

Напоминаем, сочетание IBM+Cognos возникло вследствие того, что в 1 квартале 2008 года произошло слияние канадского производителя программного обеспечения Cognos Inc, мирового лидера в области решений по управлению эффективностью бизнеса, и американской корпорации International Business Machines (IBM)

Сразу после поглощения, IBM обнародовала свою бизнес-стратегию и перспективный план, которые призваны помочь клиентам повысить ценность корпоративной информации для своего бизнеса и максимально полно использовать эту информацию для достижения конкурентного преимущества и обеспечения роста бизнеса.

IBM Cognos Enterprise Planning является системой бизнес-планирования, и предоставляет пользователям полный спектр возможностей для создания эффективной системы планирования, бюджетирования и прогнозирования деятельности предприятия, при этом в несколько раз сокращаются сроки формирования бюджета.

Известно, что процесс бюджетирования в крупных российских компаниях характеризуется большой трудоемкостью, т.е. привлечением значительного числа персонала, длительностью процесса и отсутствием оперативного анализа исполнения бюджета, поэтому программа IBM Cognos 8 Planning особенно актуальна для российских предприятий.

Программный продукт IBM Cognos 8 Planning разработан с учетом специфики всех составляющих процесса планирования: стратегическое планирование, согласование бюджета и его оперативная корректировка, мониторинг и анализ исполнения бюджета. Продукт предоставляет менеджерам современные инструменты для реализации всего цикла бюджетного управления. В единой информационной среде интегрируются процессы планирования, анализа и контроля, что позволяет постоянно отслеживать соответствие оперативных планов и бюджетов стратегическим целям компании и повышает обоснованность управленческих решений.

Результатом использования системы IBM Cognos 8 Planning является точное и оперативное планирование с высокой степенью участия всех сторон, задействованных и заинтересованных в процессе. Использование веб-технологий для консолидации информации позволяет значительно сократить время на сбор данных и увеличить время на их анализ, что, в конечном счете, дает возможность сократить весь цикл планирования и бюджетирования.

Возможности программы:

формирование и отслеживание выполнения бюджета в реальном времени;
оперативное внесение изменений в бюджетную модель с учетом развития предприятия, например, изменения оргструктуры, принципов консолидации бюджета, появления новых видов деятельности, изменения в продуктовых портфелях и пр. Отслеживание эффекта от вносимых изменений и принятие верных управленческих решений;
одновременное использование различных сценариев развития событий. Контролируя несколько сценариев развития событий, компания заранее создает себе запасные пути, т.е. при изменении рыночной среды, законодательства, либо структуры компании, руководство может в короткий срок перевести организацию на другой бюджет;
настраиваемость: при внедрении учитывается специфика бизнеса предприятия. Нет необходимости вносить изменения в бизнес-процессы, система настраивается под них;
система позволяет менять агрегированные, консолидированные бюджетные показатели на уровне стратегического плана и оценивать их влияние на детализированные показатели на оперативном уровне бюджета с учетом весов распределения, принципов консолидации и т.д. Таким образом, решается дилемма планирования сверху вниз и бюджетирования снизу вверх;
автоматизирование рутинных действий по расчету стандартных финансовых показателей;
использование Веб-технологии для организации конечных пользовательских мест.

Для реализации проекта в ЦВ ПРОТЕК была приглашена компания IBS.

В ходе проекта консультантами IBS совместно со специалистами ЦВ ПРОТЕК была разработана автоматизированная система планирования сбытовой деятельности на платформе IBM Cognos 8 Planning. Система поддерживает сквозное планирование показателей сбытовой деятельности с требуемым уровнем аналитики, с детализацией по таким параметрам, как компании-клиенты, рынки, сегменты, товарные группы и т.п. Система была интегрирована с уже существовавшей системой бюджетирования на базе IBM Cognos.

Благодаря созданной системе менеджмент ЦВ ПРОТЕК получил эффективный инструмент для принятия своевременных управленческих решений, как на оперативном, так и на стратегическом уровне. В результате внедрения удалось сократить срок согласования бюджетных планов с подразделениями компании с двух недель до одного рабочего дня. Обеспечена возможность хранения нескольких версий бюджета в системе и отслеживания полной истории согласования планов. Подразделения получили возможность моделировать планы, используя исторические данные для формирования профилей распределения на основании наблюдавшихся ранее тенденций. Упростилось внесение корректировок в планы сбыта и получение необходимой отчетности.

Андрей Игнатов, финансовый директор ЦВ ПРОТЕК:

«Внедрение автоматизированной системы планирования сбытовой деятельности – еще один шаг на этапе повышения эффективности ЦВ ПРОТЕК. Уже сейчас мы можем выделить существенные плюсы от внедрения этой системы, например – сокращение времени принятия бюджетных планов до одного дня. ПРОТЕК и в дальнейшем планирует использовать самые современные решения в комплексной автоматизации своей деятельности».

Сергей Брускин, директор практики аналитических систем Cognos компании IBS:

«Мы вправе гордиться тем, что сделано на этом проекте: в сжатые сроки реализовано сложное решение в полном соответствии с требованиями Заказчика. Факторы успеха проекта - с одной стороны, четкая организация и документирование проекта, а с другой стороны, сложившиеся конструктивные отношения с Заказчиком и, безусловно, опыт и профессионализм обеих команд – участников проекта».

Пользователями системы стали 40 человек.

Проект был реализован за восемь месяцев. В дальнейшем с участием консультантов IBS планируется выполнить модернизацию системы по результатам оптимизации бизнес-процессов сбытовой деятельности, а также переход на новую версию программного обеспечения.

Дополнительная информация о компании IBS

Ключевые слова: IBM, IBS, бюджет, оперативное планирование, слияние, стратегическое планирование